La nómina electrónica: Pros y contras.

La nómina electrónica: Pros y contras.

La nómina electrónica: Pros y contras.

 

Juan Pablo Merchán Díaz

Contador público

Especialista en gerencia del talento humano

Editor especialista tributario y contable

Correo: juan.merchan@notinet,com.co

 

 

La nómina electrónica es una nueva herramienta administrativa que llegó para quedarse. A través de su implementación, la DIAN, la UGPP, y demás entidades que pudieran estar interesadas en la información laboral de las empresas van a tener acceso para realizar sus respectivos cruces y determinar quiénes pueden ser omisos en relación con sus obligaciones laborales.

 

No es simplemente el desprendible que nos mandan al correo electrónico mensual o quincenal según aplique, pues va de la mano con la facturación electrónica. Es todo un ritual (por así decirlo), en el que primero debe habilitarse ante la DIAN para generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, señalar en el sistema de facturación los medios a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación y validación del documento, notas de ajuste, informando si el software para la nómina electrónica es propio o es adquirido, y registrarlos.

 

Luego de lo anterior, debe generarse el documento soporte de nómina electrónica y si llegare el caso, las notas de ajuste al mismo de manera independiente, en las condiciones expuestas en los artículos 5 y 17 de la Resolución DIAN 00013 de 2021. Acá, debe generarse un Código Único de Nómina Electrónica (CUNE). Este es un código alfanumérico el cual se usará para realizar la transmisión para la validación.

 

Como se pudo observar líneas atrás, también se presenta la interoperabilidad entre el sistema de facturación electrónica y el de nómina electrónica para las empresas deben adaptar sus sistemas para que se pueda realizar. Lo anterior también permite que lo registrado por retenciones en la fuente por pagos salariales también pueda ser cruzado, junto con las cuentas por pagar y por cobrar, las cuentas desde donde se hace la transferencia a las cuentas de nómina de los trabajadores, los gastos que esto puede acarrear.

 

En resumen, se trata de que ahora las entidades puedan tener un control casi que instantáneo sobre las novedades laborales de las empresas. Pero como todo, hay que ver las dos orillas.

 

Los pros:

 

• Ambientalmente se evita la impresión de tanto papel. Tanto así que es la estocada final a la tirilla que algunas empresas aún otorgan cuando pagan la nómina a sus empleados.
• Más control por parte de la administración.
• Obligatoriamente se impone reforzar las medidas de seguridad informáticas para evitar posibles hackeos de información sensible
• Se facilita la elaboración de planillas y reportes a las entidades encargadas
• Agilidad al momento de resolver las novedades de ingreso y de retiro
• Si el reporte del documento soporte de nómina se hace a través de un tercero, debe también estar reportado en la DIAN como proveedor del mismo, lo que permite el control de esta actividad.

 

Los contras:

• Exceso de ritualidad al momento de realizar la adopción del sistema y los reportes.
• Exposición al robo de información más sensible si no se toman las medidas pertinentes.
• Las posibles inconsistencias podrán ser conocidas por las autoridades en un tiempo menor.
• Un fallo en el fluido eléctrico en el momento de hacer el respectivo reporte podría originar una sanción por no reportar.
• De todos es conocida la página de la DIAN cuando presenta contingencias al no dejar firmar y presentar impuestos; pues algo parecido puede pasar al momento de reportar los documentos soporte de nómina electrónica.
• Aunado a lo anterior, debe rendirse informe ante la DIAN sobre lo que causó el no reporte en tiempo de la información.

 

Se recuerda que el documento soporte de nómina junto con sus soportes deben reportarse mensualmente, dentro de los 10 primeros días del mes sin perjuicio de la periodicidad del pago de la nómina. Los plazos para realizar la habilitación en el servicio informático de la DIAN comienzan a vencer a partir del 01 de julio de 2021; y depende del número de empleados que la empresa tenga. Para la implementación permanente, el plazo es hasta el 13 de mayo de 2021. Los sujetos no obligados a expedir factura electrónica tienen plazo hasta el 31 de marzo de 2022 para habilitarse en el servicio informático electrónico nómina electrónica; y hasta el 31 de mayo de 2022, para iniciar la generación y transmisión del documento soporte.

 

La nómina electrónica llegó para quedarse y es necesario que todos los sujetos obligados realicen el reporte en las fechas indicadas.

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