Los accionistas o socios de una compañía en tanto son partícipes de la sociedad, tienen –en el imaginario común-, unas facultades casi absolutas para incidir en la administración de la empresa, lo que incluye, desde luego, el acceso privilegiado a la información institucional de la misma. Sin embargo, ¿realmente tienen la facultad legal de conocer cada contrato y acto jurídico de la sociedad de la que son parte? La respuesta, al menos desde el punto de vista laboral, es negativa. Su poder no es absoluto, y de hecho, es mucho más limitado de lo que ordinariamente podría pensarse.
El derecho del accionista de conocer los pormenores de los asuntos laborales de la compañía en la que participa, debe analizarse desde el punto de vista del tratamiento de datos personales contemplado en la Ley 1581 de 2012 y armónicamente desde el punto de vista de los derechos del accionista previstos en el Código de Comercio y demás legislación especial.
En desarrollo de lo anterior, en principio se advierte que de conformidad con lo señalado en la citada Ley 1581 de 2012, la información que una empresa guarda y administra sobre sus trabajadores o ex trabajadores es considerada como un dato personal y por ende susceptible de tratamiento especial conforme las reglas de dicha ley.
En este sentido, la empresa no sólo está obligada a dar un buen uso a la información recopilada sino mantenerla en reserva y confidencialidad frente a terceros, salvo las excepciones taxativas destacadas en el artículo 6º de la misma normativa para el caso de datos sensibles de los titulares (en este caso, trabajadores). En general, la empresa estará obligada a respetar los principios de acceso y circulación restringida, seguridad y de confidencialidad, por lo que no podrá divulgar información que sólo concierne a los trabajadores como titulares para fines diferentes a los previstos en la Ley, y, para su tratamiento, deberá contar con la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, según lo dispone el artículo 9 de tal normativa.
Ahora bien, conforme lo anterior podría en principio pensarse que los accionistas de la compañía en tanto poseedores de fracciones de propiedad de la empresa y parte de la misma, no son terceros frente a los cuales deba restringirse la información particular de un trabajador, ello en adición a que la autorización que ha prestado el titular para el manejo de su información lo ha hecho a la empresa como persona jurídica y no a determinados funcionarios dependiente de ésta.
Sin embargo, en el caso bajo examen no sólo es el alcance del cumplimiento por parte de la empresa de los principios de acceso y circulación restringida, seguridad y de confidencialidad lo que debe analizarse, sino, la legitimidad del accionista para acceder a dicha información.
No se niega que –como se dijo-, el accionista es parte y dueño de la compañía en el límite de su participación. No obstante, ello no le da derechos absolutos respecto de la administración de la compañía y menos aún patente de corso para inmiscuirse en la minucia de la información clasificada o sometida a confidencialidad.
En efecto, aún para los accionistas, el derecho de inspección de papeles y documentos de la empresa está reglado y restringido por la ley, de manera que no pueden ni siquiera en el ejercicio de su propiedad parcial exigir la develación de determinados datos. Sobre el particular la Superintendencia Financiera en Concepto 2002037152-1 del 31 de julio de 2002 realizó un breve recuento del fundamento jurídico del derecho de inspección de los accionistas, indicando que “El derecho de inspección de los accionistas debe circunscribirse a las materias que le son propias, vale decir, primordialmente al examen de los balances y estados financieros que deban ser objeto de consideración en la correspondiente asamblea general, para lo cual la reserva sobre los libros y papeles del comerciante se levanta para ellos con dicho específico propósito”.
En palabras de la citada autoridad administrativa, entonces, la información que pueden solicitar los accionistas debe tener relación con el análisis de la situación financiera de la compañía y todo lo demás, no puede ser conocido por aquellos so pena de violar la reserva de la información de la sociedad mercantil, salvo que medie autorización expresa de los administradores de la misma que ostenten capacidad para hacerlo.
Ahora bien, para el caso particular de los documentos de carácter laboral que reposan en una compañía tales como contratos de trabajo o actas de conciliación, fue la Superintendencia de Sociedades la que en Oficio No. 220-036428 del 5 de marzo de 2014, en consulta sobre el espectro de información del derecho de inspección de los accionistas, concluyó con claridad que: “para efectos del derecho de inspección, previo a la reunión ordinaria del máximo órgano social, no es posible solicitar que se pongan a disposición de los accionistas documentos distintos de los señalados en los artículos 379 y 446 del Estatuto Mercantil, tales contratos comerciales, laborales, presupuesto de la compañía; listado de beneficios para sus directivos, declaraciones tributarias, informes de auditoría externa, carpeta de proveedores, detalles de importaciones y/o exportaciones, actas del Comité de Gerencia/mercadeos/ otros, políticas salariales y salarios de todos los trabajadores, actas de conciliaciones laborales, organigrama de la sociedad controlante y las subordinadas, por cuanto la ley no previó dicha posibilidad, máxime si se tiene en cuenta que el manejo y responsabilidad de dichos documentos corresponde a los administradores, quienes deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios, cuyas actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad y de sus asociados”.
De esta manera, resulta que el derecho de inspección no tiene carácter absoluto, dado que podría convertirse en un obstáculo para la administración misma de la corporación. Así lo ha entendido la Superintendencia de Sociedades. Conforme todo lo descrito, y traída al análisis la doctrina sentada por la Superintendencia Financiera y la Superintendencia de Sociedades, el problema jurídico acerca de la posibilidad de que los accionistas de una compañía accedan a la información laboral de quienes prestan servicios a la misma, se resuelve no desde el punto de vista del derecho absoluto del socio a participar de la administración de la sociedad, sino, desde las restricciones al legítimo derecho de inspección e información de los accionistas de una sociedad a la luz de la legislación comercial, lo que debe ser armónicamente entendido con los deberes de la compañía en el tratamiento de datos personales de los trabajadores según la Ley 1582 de 2012.
Así las cosas, es forzoso concluir que el accionista pese su calidad privilegiada, no cuenta con autorización legal alguna desde su posición para el acceso pleno a información que concierne a un trabajador específico o a un grupo de trabajadores, y no está la empresa en la obligación de extender dicha información, salvo que sea el mismo titular quien deliberadamente y libre de apremio autorice expresamente su divulgación.
*Las consideraciones del presente artículo corresponden exclusivamente a su autor y no comprometen el criterio de la Corte Suprema de Justicia.
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