LA COMUNICACI

LA COMUNICACI

 

“La comunicación es el medio que permite orientar las conductas individuales y establecer relaciones interpersonales funcionales que ayuden a trabajar juntos para alcanzar una meta”

Antonio Lucas Marín.

 

La mayoría de los problemas en las organizaciones están relacionados con una mala gestión formal de la comunicación. Se generan conflictos y situaciones que dañan la eficiencia, la productividad y el clima laboral. No resolver a tiempo estos problemas provoca consecuencias que terminan por afectar los objetivos de negocio y beneficios de la organización, así como a su comunicación, reputación e imagen, está entonces en la competencia del liderazgo, reconocer estas dificultades, intervenir y mejorar la salud de las conversaciones. Con conciencia siempre es posible, y necesario, encaminarse hacia lograr un mejor lugar para trabajar. Los resultados vendrán por añadidura.

Contrariamente a lo que muchos opinan, si creo que hay una fórmula de trabajo. Lo primero es un Diagnóstico para conocer el momento en el que se encuentra la organización y le permita al profesional (interno o externo) diseñar un plan a medida, que despliegue las acciones, medios y mensajes, identifique los públicos y haga foco en facilitar el cumplimiento de la estrategia y objetivos organizacionales. El plan deberá incluir la mejora de las habilidades de comunicación y liderazgo de todos los que tienen gente a cargo. Y por supuesto instancias de medición para el control del proceso y los ajustes necesarios para el logro de los resultados deseados. 

La comunicación organizacional no es una moda, por el contrario es algo inherente a las empresas que exige la implementación de estrategias que busquen mejorarla a través de un análisis de los objetivos y políticas de la organización y la realidad actual; es sabido por todos, y si no con las palabras textuales, por lo menos en esencia, que la comunicación es el proceso mediante el cual, una persona transmite información a otra persona, y es el objetivo de toda comunicación; en el caso de las empresas en particular la transmisión de información es una actividad diaria y de gran importancia, es por ello que existe la “comunicación organizacional”. Generalmente en esta temática surgen obstáculos o barreras que impiden el correcto proceso de transmisión de datos empresariales, personales u organizacionales.

En esta oportunidad solo hablaré de la comunicación interna la cual hace parte de los diferentes tipos de la organizacional, esta se refiere específicamente a los procesos comunicativos que se llevan a cabo dentro de la organización la cual sin lugar a dudas busca el logro de los objetivos a través de mensajes que fluyan de manera eficiente en el interior, también relaciones satisfactorias entre sus miembros y un ambiente de trabajo agradable. 

De acuerdo a la actividad, objetivos, misión y visión cualquiera de las siguientes herramientas puede llegar a ser la más efectiva para mejorar la comunicación interna, lo importante es implementar la que más se adapte; cuál será la de su empresa? 

 

Veamos... 

• Manual de empleado. Incluye información relacionada con la empresa que todo empleado debería conocer. Puede incluir la historia de la empresa, sus normas internas, su misión y valores, las políticas de recursos humanos, el organigrama, pautas de seguridad o procedimientos específicos.
• Publicación institucional o "newsletter". Con el objetivo de informar a los empleados, en forma de revista, periódico, o folleto interno —en papel o digital—, incluye datos de la operatividad de la empresa como de los mismos empleados. Abarca todas las áreas y puede contener testimonios, artículos, fechas de cumpleaños e incluso, malas noticias.

• Es un efectivo medio de comunicación siempre que se ubique en un lugar concurrido por los empleados, con fácil acceso visual. Es necesario actualizarla periódicamente y consignar la fecha de cada publicación. Puede incluir informaciones legales o sociales, resultados de la empresa, nuevas políticas o intercambios entre el personal (compraventa, ofrecimientos para compartir transporte, o fotos de familias, por ejemplo).

• Es un mensaje que se envía a toda la empresa o a una parte de ella. Los medios para hacerla conocer son variados (correo electrónico, carta, intranet, blogs, etc). Puede dar a conocer información, órdenes, sugerencias o convocatorias.

• Permiten la interacción personal dentro de los equipos de trabajo o entre las distintas áreas de la empresa. Pueden usarse para informar, capacitar, coordinar nuevas tareas y tomar decisiones. Es fundamental que se planifiquen de forma conveniente, se realicen en un lugar adecuado y se convoquen con antelación. 

• Correo electrónico. El e-mail es una herramienta muy útil, ya que representa un medio rápido de comunicación con muchos interlocutores. Es, a la vez, de bajo costo y fácil de personalizar.
• Buzón de sugerencias. Es una importante fuente de información si se lo utiliza correctamente y de forma activa. El objetivo es conocer las opiniones y propuestas de los empleados en diversos aspectos: normas, organización, condiciones de trabajo, tareas, relaciones laborales, beneficios sociales.
• Es una herramienta muy utilizada gracias a su rapidez y bajo costo. Permite conectar a dos o más personas que estén distanciadas geográficamente, evitando desplazamientos y ahorrando así tiempo y dinero.

• Es una red de comunicación dentro de la empresa. Su instalación es simple y económica, sólo requiere la inversión en infraestructura. Su ventaja principal ser un medio rápido e instantáneo: disponibilidad al instante de la información, material compartido o base de datos de la empresa.

 

En conclusión la comunicación organizacional es un factor importante para que la gestión empresarial se lleve a cabo con éxito, el buen manejo de esta, puede hacer perdurar a la organización.

 Es de vital importancia que se eviten o bien se sobrepasen las barreras que pueden existir por parte del emisor o del receptor, dependiendo el papel que tomemos en el momento del proceso de comunicación, así mismo, es importante que los integrantes de una organización conozcan los canales y códigos, mediante los cuales se pueden expresar.

Existen diversos tipos de mensajes, los cuales deben ser empleados por cualquier miembro de la organización, y preferentemente, se debe utilizar la comunicación formal, para que no haya malentendidos, entre colaboradores y jefes, o viceversa, que puedan llegar a dañar la relación Laboral.

Un mensaje expresado con claridad, en un ambiente y con un canal adecuado de comunicación, será convertido en una acción por parte del receptor, por otro lado, un mensaje no claro, impreciso y ambiguo, puede causar problemas en una organización.

 

 

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