El Contador Público NO es el responsable de la información financiera de la empresa.
Se escucha muchas quejas acerca de empresarios que contratan a un contador público y confunden su función de dar fe pública con la teneduría de libros u organización de la información contable. Es cierto, que esta última es una labor que puede ser llevada a cabo por un contador público perfectamente. Pero el hecho de que el profesional de la ciencia contable sea contratado por una empresa para asistir eventualmente a verificar que los hechos económicos se ajustan a las normas de contabilidad; no lo obliga a hacerse el responsable de la contabilidad de la empresa.
En el Concepto 167 de 2015, El Consejo Técnico de la Contaduría Pública expresa claramente que la responsabilidad de la información financiera de la empresa es de la administración de la entidad. Se recalca que el Consejo Técnico es el máximo órgano disciplinario y regulador de la profesión en Colombia. Asimismo, el numeral 4 el artículo 8 de la Ley 43 de 1990 que al tenor reza: Vigilar que el registro e información contable se fundamente en principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Nótese la claridad del numeral descrito en una sola palabra: Vigilar. Si se va a dar fe pública de que los hechos económicos de la empresa se adecúan a la normatividad y legislación vigentes, lo mínimo que se puede esperar es que la administración asuma la responsabilidad por la información financiera que ella misma, como usuaria de los servicios contables provistos, tiene. Ahora, si se requiere que el contador en medio de su experticia técnica, financiera y contable, organice la contabilidad de la empresa de tal manera que la información cumpla con las características requeridas, y que no solamente se requiera por un lapso corto, sino que se extienda por el tiempo; el empresario requiere de un Outsourcing contable, o tercerización de la misma. No son lo mismo y vamos a ver porqué.
Debido al avance de la tecnología en los últimos años, el término tenedor de libros quedó obsoleto. Ahora se organiza la información de tal manera que un software de contabilidad, realice todas las tareas que hacía el personaje mencionado, con más agilidad, más exactitud pues se supone que es automático, y en tiempo real. De esta manera, el contador previo arreglo de sus honorarios con la administración de la empresa, organizará la información de manera útil, clara y comprensible; y dispondrá del personal para ello, el cual no hará parte de la nómina de la empresa, sino del contador o firma de contabilidad según sea el caso. Esta es la figura de Outsourcing contable o tercerización. Como empresario solamente tiene que entregar la información para que sea procesada. Y como debe el contador contratar personal para poder llevarla a cabo y asumir una serie de gastos adicionales, este servicio se hace más costoso en términos monetarios.
Por otra parte, si la empresa requiere que el profesional contable le certifique que sus operaciones se adecúan a los marcos normativos vigentes, y solamente requiere que el contador asista a la empresa a revisar la información financiera de la misma, estamos ante la figura de un asesor, al cual, por ley, no se le puede trasladar la responsabilidad de la información de la empresa. No puede pretender el empresario que, por ejemplo, si la contabilidad no se encuentra al día desde uno o varios periodos anteriores, este profesional ponga al día la misma asistiendo una sola vez por semana 4 veces en un mes.
Hay empresarios que tienden a confundir lo anteriormente mencionado, con labores propias de la administración de la empresa como las afiliaciones y pagos al sistema de seguridad social tanto en salud como en pensión, contratación de personal, entrevistar a candidatos, labores de mensajería, toda clase de pagos y creen que los profesionales contables están para cumplir estos requerimientos, lo cual no es así, pues por Ley, el contador tiene prohibida estas tareas.
La vigilancia, de acuerdo con lo estipulado en la Ley 43 de 1990 artículo 8 numeral 4. ya descrito, es la labor de verificar, comparar, examinar, certificar que toda la información financiera de la empresa se ajusta a los requerimientos que las normas tienen, y que sus características cumplan con lo previsto en la normatividad; lo cual no implica que el contador deba asumir funciones de Outsourcing o la organización de la misma en el software de la empresa por un precio irrisorio; inclusive, vía remota, pues la tecnología así lo permite.
Bajo ninguna de las circunstancias planteadas se puede condicionar el pago de los respectivos honorarios al contador. Si desde un principio, se plantea que el usuario de la información pueda evaluar al profesional contable en cuanto a los resultados que éste puede dar es igualmente ilegal, pues en ninguna parte de la normatividad o de la legislación está estipulado que el profesional contable deba ser sometido a una evaluación para tener derecho al pago de sus honorarios, Y de igual manera, el contador no tiene ninguna autoridad ni permiso legal para retener ninguna clase de información del cliente, aduciendo la falta de pago de honorarios.
Para esto, ambas partes tienen las instancias respectivas. Inclusive, de acuerdo con el Decreto 2420 de 2015 en su anexo 4, código de ética para los contadores públicos, en su numeral 100.12 literal e, las amenazas pueden ser originadas por una amplia gama de relaciones y de circunstancias. Cuando una relación o una circunstancia originan una amenaza, esta podrá comprometer, o se podría pensar que compromete el cumplimiento por el profesional de la contabilidad de los principios fundamentales. Una circunstancia o una relación pueden originar más de una amenaza, la cual puede afectar el cumplimiento de más de un principio fundamental. Puntualmente, se presenta una amenaza de autorrevisión la cual se define en el numeral 200.5 del Anexo 4 del Decreto 2420 de 2015: La firma (el contador) ha preparado los datos originales que han sido utilizados para generar los registros que son la materia de objeto de los análisis del encargo que proporciona un grado de seguridad.
Ahora, no es lo mismo delegar funciones que delegar responsabilidades. Estas últimas siempre están por ley, dirigidas a un grupo específico. Las responsabilidades de la administración, entre ellas, la de presentar los respectivos reportes que las entidades de control requieran, podrán ser delegadas. Y no sobra recordar, que por ley, todo lo referente a la información financiera es responsabilidad de la administración. Se aclara que el registro en el respectivo software, es responsabilidad del contador público (sin perjuicio de la persona a quien este delegue).
En el caso de las obligaciones tributarias el representante legal tienen la responsabilidad frente a la administración de impuestos, y el revisor fiscal en los casos en los que aplique, que recordemos, la obligación de tener revisor fiscal está sometida a unos límites previstos en el Código de Comercio. Sucede lo mismo con los estados financieros de las empresas, solo que estos deben ir acompañados por una certificación por parte del contador y del representante legal, en la que se afirme que los estados financieros cumplen con todas las características que de ellos se requiere y se espera.
Por lo anterior, se reitera, el contador no es el responsable de la información financiera de la entidad, pues es solamente una mano derecha para la administración de la entidad, porque es ella la que realmente conoce el devenir de su negocio y las posibles situaciones o contingencias que deben tener en cuenta durante la operación del mismo; circunstancias que afectará los estdos financieros.
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